助成金の活用支援｜中小企業の各種課題解決に有用な【助成金】の活用を徹底サポート

助成金の活用支援｜中小企業の各種課題解決に有用な【助成金】の活用を徹底サポート

事務部門の仕事は、助成金の申請に必要な書類の作成です。お客様とのメールや電話でのやりとりも多いですね。申請に必要な労務関係の書類や社員様の訓練日誌をお客様からご提出いただいてチェックするのも私たちの仕事なので。
ちなみに、申請は社会保険労務士の独占業務ですので、私たちの仕事は申請書類の準備までです。

どの助成金を誰が担当するかは予め決まっています。助成金の種類によってルールや申請の流れが違うので、担当を分けた方が効率良いんです。

私は事務部門の責任者として全体のスケジュール管理やマニュアル作成、それから各担当者が作成した書類のダブルチェックを行っています。

新しい助成金を扱うことになった時は、まず私がルールや申請の流れを覚えて書類作成まで一通りやります。それをマニュアル化して担当を割り振るのも私の仕事です。

案件は基本的にコンサルタントから渡されますが、私の知人の経営者さんからの依頼もちょこちょこあって、その案件については私が事務作業を担当します。

意思の疎通が図りやすく、会社にとって前向きなことなら意見も通しやすい。

所定通りに事務作業を進めるという仕事自体が自分の性質に合っていると思いますが、それ以上にやりがいがあると思うのは業務の効率化ですね。もともとExcelが好きで、関数を使ってここをこうすれば作業がこんなに楽になる！というテクニックを探すのが好きなんですよ。

申請書類の作成は別に難しくはないんですが、入力に時間がかかるんですね。毎回必ずしている同じような作業を効率化したいと思ってExcelで工夫してみたら、今まで３時間かかっていた作業が１時間で済んだ。そういう時に達成感を感じます。
私が作ったExcelのシートは、みんなにも共有して使ってもらっています。

できるだけ業務を一律化、マニュアル化するのも好きで、やりがいがあります。
申請の流れはだいたい同じといっても案件によってイレギュラーが発生する場合もあるんですが、イレギュラーが発生しても元のルールに乗せられるようにマニュアルを作っています。

とても仕事をしやすい環境です。

やり方を現場に任せてもらえるのがありがたいなと思います。会社によってはシステムに則ってこうするときっちり決まっていたり、使うツールも決まっていたりしますよね。
ここへ来る前に何社か面接を受けましたが、自由に工夫できない会社がわりと多いなと思いました。
ここでは、私が作ったExcelの表を標準化してください、と言えば受け入れてくれますし、これをこうしたいと言えば話を聞いてくれます。それがありがたいなと。

社員同士の距離感もいい感じです。仕事をする上で必要なコミュニケーションと不必要なコミュニケーションをわきまえている人たちばかりなので、環境的に自分に合っていると思います。

嫌いなところはないと言いますか、最初は私ミスを連発していたので…。楽しい、嫌、よりも仕事ができるようになろう、頑張ろうという気持ちが一番でしたね。
仕事のマニュアル化も、そもそもは自分自身がどのようなことでよくミスをするのか、理解できていないところはどこなのかを整理するためでした。
書き出したりまとめる癖がついたことで、きちんと理解できるようになり、自分ができることが増えていると実感できました。

その後は嫌なことがあれば社長に言ってきました。
社長は常に忙しいので、私も気を回して本来は営業がやるべきお客様とのやりとりも引き受けたりしていたんですが「考えてやって」の振り幅が大きいので、新しく入ってきた人は困りますよね。
なので、誰が何をどこまでするかをルール化して、できるだけ“なぁなぁ”を無くすようにしてもらいました。

「発想力」と「行動力」で自由に突き進んでいく人。

社長は良くも悪くも自由な人です。
例えば新しい助成金がいくつか出てきた時に、パッと思いつきで「この助成金うちでやろう。調べておいて」と急に振ってきたり。
でもそれは行動力があるということですし、一見使いにくそうな助成金もこんなふうに使えば役立つと思いつく、その発想力もすごいなと思います。

そんな社長がトップにいて、細々としたことは周りがフォローするのが会社にとっていいと思います。だからこそ“なぁなぁ”ではなく一定のルールや仕組みが必要なんですよね。それと新しく採用した人をしっかり育てる仕組みを社員全員で構築していくことが会社にとって大事だと考えています。